Die BWA zeigt ein gutes Ergebnis, aber auf dem Konto wird es enger. Oder der Dezember wirkt außergewöhnlich schlecht, obwohl das operative Geschäft stabil lief. Solche Widersprüche sind kein Grund, die Auswertung zu ignorieren. Sie sind ein Anlass, ihre Grundlage und ihren Aussageumfang zu prüfen.
Eine betriebswirtschaftliche Auswertung verdichtet Ihre Buchhaltung. Sie kann nur die Sachverhalte zeigen, die richtig, vollständig und passend zu ihrem Schema erfasst wurden. Für die Nachfolge muss deshalb nicht nur die Geschäftsführung das Ergebnis kennen. Eine andere verantwortliche Person sollte erklären können, wie es zustande kommt und welche Unsicherheiten noch bestehen.
Die erste Frage lautet nicht: Wie hoch ist der Gewinn?
Prüfen Sie zunächst den Buchungsstand. Bis zu welchem Datum sind Bank, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Lohnbuchhaltung verarbeitet? Sind fehlende Rechnungen bekannt? Werden Bestandsveränderungen, noch nicht abgerechnete Leistungen und periodische Aufwendungen unterjährig sachgerecht berücksichtigt?
Die konkrete BWA-Form und Kontenzuordnung beeinflussen die Darstellung. Ein vorläufiges Ergebnis darf nicht ohne Prüfung mit einem Jahresüberschuss oder EBITDA gleichgesetzt werden. Lassen Sie sich die wichtigsten Zeilen einmal anhand der Summen- und Saldenliste erläutern. Das schafft eine gemeinsame Sprache zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberater.
Die Auswertung in vier Ebenen lesen
Leistung: Vergleichen Sie den aktuellen Monat mit Vorjahr und Plan, daneben kumulierte Werte und einen rollierenden Zeitraum. Fragen Sie, ob die Entwicklung von Menge, Preis, Projektabnahme oder einer bloßen zeitlichen Verschiebung stammt. Ein einzelner Monat kann bei unregelmäßigen Projekten erheblich täuschen.
Direkte Wirtschaftlichkeit: Betrachten Sie den Rohertrag nur mit einer konsistenten Definition. Hat sich der Leistungs- oder Kundenmix verändert? Wurden Fremdleistungen früher als der zugehörige Umsatz gebucht? Fehlen Projektstunden in der Kalkulation? Die Gesamtquote zeigt das Symptom; die Projekt- oder Produktanalyse erklärt die Ursache.
Strukturkosten: Unterscheiden Sie höhere laufende Kosten, geplante Vorleistungen und Sondereffekte. Eine neu besetzte Führungsrolle belastet zunächst das Ergebnis, kann aber für eine inhaberunabhängige Organisation notwendig sein. Ob sie wirtschaftlich trägt, muss an ihrer Aufgabe und dem Finanzplan gemessen werden.
Ergebnisqualität: Stellen Sie ungewöhnliche Erträge und Aufwendungen separat dar, ohne den Buchhaltungsbestand umzuschreiben. Ein positiver Sonderertrag ist nicht automatisch ein Beleg für bessere operative Leistung. Wirtschaftliche Erläuterung und buchhalterische Korrektur bleiben unterschiedliche Vorgänge.
Hypothetisches Beispiel einer Monatsabweichung
Angenommen, eine interne Monatsauswertung zeigt 100.000 Euro operatives Ergebnis vor Abschreibungen. Bei der Abstimmung werden drei Sachverhalte sichtbar. Eine jährliche Softwareleistung von 24.000 Euro wurde vollständig im Januar als Aufwand dargestellt, obwohl sie im Steuerungsmodell gleichmäßig auf zwölf Monate verteilt werden soll. Für die Managementsicht wird Januar deshalb um 22.000 Euro entlastet.
Gleichzeitig fehlen im Beispiel 15.000 Euro bereits verursachte Fremdleistungskosten. Außerdem war ein Ertrag von 10.000 Euro einmalig und soll für die operative Analyse getrennt gezeigt werden. Die erläuterte Monatsgröße beträgt damit 97.000 Euro: 100.000 plus 22.000 minus 15.000 minus 10.000.
Diese modellhafte Überleitung ist kein Buchungsvorschlag für Ihren Einzelfall. Sie zeigt, warum der erste BWA-Betrag weder ungeprüft akzeptiert noch nach Gefühl bereinigt werden sollte. Die notwendige buchhalterische Behandlung und die maßgebliche Periodenzuordnung stimmen Sie mit den zuständigen Fachleuten ab.
Warum die BWA keine Liquiditätsplanung ersetzt
Eine Rechnung kann als Erlös erfasst sein, obwohl der Kunde noch nicht bezahlt hat. Eine Darlehenstilgung reduziert Liquidität, ohne in gleicher Höhe Aufwand der Periode zu sein. Investitionen und Steuerzahlungen schaffen weitere Unterschiede. Deshalb braucht die Ergebnisbesprechung zusätzlich offene Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankbestände und eine Zahlungsvorschau.
Wenn das Ergebnis steigt und die Liquidität sinkt, prüfen Sie insbesondere Forderungsaufbau, nicht abgerechnete Leistungen, Vorräte, Investitionen und Finanzierung. Eine pauschale Sparrunde kann sonst das falsche Problem bearbeiten. Vielleicht fehlen keine Gewinne, sondern konsequente Abnahmen und Rechnungsstellung.
Der monatliche Abschluss als übergabefähiger Ablauf
Tabelle bei Bedarf seitlich scrollen.
| Arbeitsergebnis | Verantwortlicher Beitrag | Fertig, wenn |
|---|---|---|
| Abgestimmter Buchungsstand | Buchhaltung und Steuerberatung | Fehlende Sachverhalte dokumentiert sind |
| Erläuterte Abweichungen | Fachbereiche und Controlling | Wesentliche Ursachen beziffert sind |
| Ergebnis- und Cash-Überleitung | Finanzverantwortliche | Abweichungen nachvollziehbar zusammenpassen |
| Maßnahmenprotokoll | Geschäftsführung | Entscheidung, Zuständigkeit und Termin feststehen |
Methodische Orientierung bietet das DATEV-Planzahlen-Controlling mit dem Übergang von Ist-Vergleichen zum Soll-Ist-Vergleich. Der hier dargestellte Kontrollablauf ist ein eigenes Arbeitsraster und kein vorgeschriebenes BWA-Schema.
Vier Fragen für die nächste BWA-Besprechung
Ist der Buchungsstand vollständig? Welche Abweichung ist operativ? Welche ist zeitlich? Was bedeutet das für die nächsten Zahlungen? Wenn diese vier Fragen beantwortet sind, sollte genau feststehen, welche Entscheidung aus der Auswertung folgt.
Vertiefung: Ergebnis und Liquidität gemeinsam planen.
Quellen / weiterführende Referenzen
- DATEV: Leitfaden Planzahlen-Controlling Ist-Ist- und Soll-Ist-Vergleiche als Auswertungsschritte.
- HGB § 252 Absatz 1 Nummer 5 Periodengerechte Berücksichtigung von Aufwendungen und Erträgen im Jahresabschluss.