Eine Due-Diligence-Checkliste ist kein Wettbewerb um die längste Aufzählung. Sie soll sicherstellen, dass wesentliche Aussagen über Ihr Unternehmen belegt werden können. Ein Häkchen neben „Kundenverträge“ sagt wenig aus, wenn gerade der Vertrag des größten Kunden oder dessen letzter Nachtrag fehlt.
Die folgende Checkliste ordnet die Vorbereitung in sechs Prüffelder. Welche Unterlagen Sie im Einzelnen benötigen, stimmen Sie mit den Fachberatern anhand von Geschäftsmodell, Rechtsträgern, Ländern und Übertragungsstruktur ab.
Nutzen Sie die Prüfliste als Ausgangspunkt für einen mit den zuständigen Fachpartnern abgestimmten Umfang. Die Leistungen von NEXIT zur Nachfolgevorbereitung erläutern, wie Unterlagen und offene Aufgaben koordiniert werden. Welche Schritte vor und nach der Prüfung anstehen, zeigt der Überblick Unternehmen verkaufen.
1. Gesellschaft und Eigentum
Stellen Sie aktuelle Satzung, Gesellschafterliste, Registerunterlagen, historische Anteilsübertragungen und relevante Beschlüsse zusammen. Ergänzen Sie Beteiligungsübersicht, Vollmachten, etwaige Verpfändungen und Vereinbarungen zwischen Gesellschaftern.
Der Rechtsberater prüft die Eigentums- und Verfügungsgrundlage. Eine aktuelle Liste allein ersetzt nicht die Untersuchung der Anteilskette. Bei GmbH-Anteilen sind die notariellen Formanforderungen des § 15 GmbHG zu berücksichtigen.
Abnahme: Die dargestellte Beteiligungsstruktur ist mit den maßgeblichen Unterlagen abgeglichen; offene Abweichungen sind ausdrücklich benannt.
2. Historische Finanzen und Ergebnisqualität
Bereiten Sie Abschlüsse, verfügbare Prüfberichte, Monatszahlen, Summen- und Saldenlisten sowie Kontenüberleitungen für den vereinbarten Zeitraum vor. Ergänzen Sie Umsatz nach Kunden und Leistungen, Personalkostenentwicklung sowie nachvollziehbare Ergebnisbereinigungen.
Für jede Bereinigung braucht es Betrag, Zeitraum, Buchungsnachweis und wirtschaftliche Begründung. Geplante Einsparungen werden nicht als bereits realisiertes Ergebnis dargestellt.
Abnahme: Ein fachkundiger Dritter kann vom veröffentlichten oder festgestellten Abschluss zu Ihrer Managementdarstellung gelangen, ohne ungeklärte Differenzen überspringen zu müssen.
3. Liquidität, Schulden und Betriebsmittel
Erfassen Sie Bankverbindlichkeiten, Gesellschafterdarlehen, Sicherheiten und wesentliche sonstige Finanzierungsbestandteile. Für Forderungen, Vorräte und Lieferantenverbindlichkeiten werden Alterung, Saisonalität und außergewöhnliche Positionen erläutert.
Stellen Sie Investitionshistorie und geplanten Ersatzbedarf bereit. Kennzeichnen Sie, welche Positionen kaufvertraglich noch hinsichtlich Net Debt oder Working Capital abzugrenzen sind.
Abnahme: Dieselbe Position wird nicht versehentlich in mehreren Kaufpreiskategorien erfasst. Vertragliche Definition und buchhalterischer Ausweis sind bewusst unterschieden.
4. Planung und kommerzielle Grundlage
Die Planung enthält Annahmen, Maßnahmen, Verantwortliche und Kapazitäten. Belegen Sie Auftragsbestand, Pipelinephasen, Kundenkonzentration und Entwicklung wichtiger Kundengruppen. Externe Marktinformationen werden mit Quelle und passender Definition dokumentiert.
Ein kurzer Umsatzplan ohne Personal-, Investitions- und Liquiditätswirkung ist kein integriertes Finanzmodell. Ebenso ist ein Rahmenvertrag nicht automatisch vollständig beauftragter Zukunftsumsatz.
Abnahme: Der Geschäftsplan lässt sich aus operativen Treibern erklären und mindestens in einem plausiblen Abweichungsszenario durchrechnen.
5. Verträge und Steuern
Stellen Sie wesentliche Kunden-, Lieferanten-, Miet-, Finanzierungs-, Lizenz- und Versicherungsverträge einschließlich Nachträgen zusammen. Dokumentieren Sie bekannte Streitigkeiten und behördliche Themen für die Fachprüfung.
Zum Steuerbestand gehören die vereinbarten Erklärungen, Bescheide, Prüfungsunterlagen und offenen Verfahren. Fristen, Verlustpositionen und historische Umstrukturierungen werden vom Steuerberater eingeordnet, nicht aus einem allgemeinen Blogtext abgeleitet.
Abnahme: Der jeweilige Fachpartner hat die kritischen Sachverhalte eingeordnet und nennt notwendige Bereinigung, Offenlegung oder weitere Untersuchung.
6. Personal, IT und operative Übertragbarkeit
Bereiten Sie Rollen, Schlüsselpersonen, Vertretungen und wesentliche Personalverpflichtungen auf. Sensible Beschäftigtendaten werden nur im fachlich freigegebenen Umfang bereitgestellt.
Für IT und operative Systeme gehören Architektur, Lizenzen, Dienstleister, Zugänge, Sicherheitsmaßnahmen und Wiederherstellungsnachweise in den vereinbarten Prüfbestand. Bei eigenen Entwicklungen werden die relevanten Rechte dokumentiert.
Abnahme: Ein Nachfolger kann erkennen, welche Personen und Systeme den Betrieb tragen und welche Abhängigkeiten vor Übergabe bearbeitet werden müssen.
Die Checkliste als echtes Arbeitsinstrument
Tabelle bei Bedarf seitlich scrollen.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Anforderung | Unterzeichneter Vertrag mit wichtigstem Kunden samt Nachträgen |
| Besitzer | Vertriebsleitung |
| Status | Hauptvertrag vorhanden, Preisnachtrag fehlt |
| Fachprüfung | Rechtsberater prüft Übertragungs- und Kündigungsregel |
| Nächster Schritt | Nachtrag beim zuständigen Vertragsarchiv beschaffen |
| Fertig, wenn | Vollständige Fassung geprüft und kontrolliert freigegeben |
Hypothetisch sind von 80 vereinbarten Anforderungen 60 Dateien eingegangen. Das sind 75 % Eingang, aber nicht zwingend 75 % Prüfbereitschaft. Sind zehn davon veraltet und fünf unvollständig, bleiben zunächst 45 ohne diese beiden Mängel. Auch diese 45 brauchen die vereinbarte Prüfung.
Den Umfang auf Ihren Nachfolgeweg zuschneiden
Eine Familienübergabe, eine Managementnachfolge und ein Verkauf an einen strategischen Käufer benötigen nicht dieselbe externe Prüfung. Dennoch bleiben zentrale Fragen ähnlich: Wem gehören die übergebenen Werte? Wie wird der Betrieb finanziert? Welche Verpflichtungen und Abhängigkeiten gehen mit? Die Checkliste ist deshalb an den Übergabeweg anzupassen, statt ungeprüft einen Käuferkatalog zu kopieren.
Beginnen Sie mit einer Übergabeskizze. Sie benennt beteiligte Personen und Gesellschaften, geplanten Umfang, vorläufige Termine und noch offene Strukturentscheidungen. Fachberater können darauf aufbauend festlegen, welche Unterlagen tatsächlich erforderlich sind. Ist beispielsweise noch unklar, ob eine Immobilie mitübertragen wird, muss diese Unsicherheit sichtbar bleiben; die entsprechenden Anforderungen werden nicht stillschweigend gestrichen.
Drei bis fünf Jahre vor einer geplanten Nachfolge dient das Raster vor allem dazu, wiederkehrende Schwächen zu erkennen und im laufenden Betrieb zu beheben. Bei einem unmittelbar bevorstehenden Verkaufsprozess verschiebt sich die Aufgabe stärker auf aktuelle Nachweise, Freigaben und vertraglich relevante offene Punkte.
Die Aufgabenreihenfolge aus Abhängigkeiten ableiten
Nicht jeder Ordner kann unabhängig abgeschlossen werden. Eine Umsatzanalyse benötigt eine abgestimmte Definition des Betrachtungsumfangs. Die integrierte Planung braucht einen bestätigten Personal- und Investitionsbedarf. Eine Freigabe personenbezogener Detaildaten setzt wiederum eine fachliche Datenschutzentscheidung voraus.
Tabelle bei Bedarf seitlich scrollen.
| Vorleistung | Darauf aufbauende Arbeit | Sinnvolles Entscheidungstor |
|---|---|---|
| Transaktionsumfang festgelegt | Rechtsträgerbezogener Dokumentenindex | Fehlende Einheit ausdrücklich geklärt |
| Finanzdaten abgestimmt | EBITDA- und Liquiditätsbrücken | Differenzen nachvollziehbar erklärt |
| Wesentliche Verträge vollständig | Zustimmungs- und Fortführungsplanung | Rechtsfolgen fachlich eingeordnet |
| Informationsklassen freigegeben | Zugänge für konkrete Prüfer | Richtige Fassung und Rechte getestet |
Eine solche Reihenfolge hilft, Engpässe zu erkennen. Wenn die Buchhaltung erst über längere Zeit historische Daten rekonstruieren muss, bringt eine frühere Einladung sämtlicher Käuferprüfer nicht automatisch einen früheren Abschluss. Der Prozessplan sollte den tatsächlichen Bearbeitungsstand abbilden.
Eingangsquote, Prüfstatus und Risiko getrennt berichten
Das Beispiel mit 80 Anforderungen und zunächst 45 ohne die genannten Mängel zeigt nur einen Mengenstand. Für die Steuerung brauchen Sie zusätzlich eine Sicht auf kritische Inhalte. Ein einziger ungeklärter Finanzierungsvertrag kann wichtiger sein als zwanzig fehlende Unterlagen zu einem unbedeutenden Randthema.
Berichten Sie deshalb getrennt über eingegangene Unterlagen, fachlich geprüfte Anforderungen und offene wesentliche Entscheidungen. Vermeiden Sie einen Gesamtprozentsatz, dessen Nenner sich zwischen den Sitzungen unbemerkt ändert. Wird der Prüfungsumfang erweitert, halten Sie die neue Anforderung und den Grund fest.
NEXIT führt diesen Arbeitsstand zusammen und hält nach, welche Unterlagen fehlen, wer sie beschafft und welche fachlichen Rückfragen noch offen sind. Die jeweiligen Fachpartner bestätigen ihre Prüfung innerhalb des Mandats. Die Geschäftsführung entscheidet über wirtschaftliche Alternativen und stellt die benötigte interne Arbeitskapazität bereit. Eine zentrale Koordination ersetzt keine dieser Verantwortlichkeiten.
Was Sie jetzt zusammenstellen sollten
Wählen Sie aus jedem der sechs Prüffelder einen wesentlichen Sachverhalt und verfolgen Sie ihn bis zum Beleg. Notieren Sie getrennt: Unterlage vorhanden, fachlich geprüft, extern freigegeben. Diese kleine Stichprobe zeigt sehr schnell, ob Ihr Hauptproblem fehlende Dokumente, unklare Verantwortlichkeit oder eine offene fachliche Frage ist.
Passende nächste Schritte
- Datenraum vorbereiten
Ordnen Sie die Unterlagen für die anschließende Prüfung.
Quellen / weiterführende Referenzen
- PwC – Vendor assistance and vendor due diligence Unterschied Verkäuferunterstützung und vertieftem Financial-DD-Bericht; keine Honorar- oder Preiswirkung übernommen.
- DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 Art. 5/6 Datenminimierung und Rechtsgrundlagen, Art. 28 Auftragsverarbeitung nach Rolle, Art. 32 Sicherheit; kein Freibrief durch NDA.
- GmbHG § 15 – Übertragung von Geschäftsanteilen notarielle Form von Verpflichtung und Abtretung; gesellschaftsvertragliche Zustimmungsvoraussetzungen.